Data Mindset: qué es y cuáles son los principales indicadores a medir en el área de People

El 100% de los clientes son personas. El 100% de los empleados son personas. Si no entiendes a la gente, no entiendes el negocio. Simon Sinek.

Tradicionalmente, los departamentos de People no han sabido traducir el resultado de su trabajo en indicadores de negocio. La ausencia de un data mindset (mentalidad basada en datos) entre muchos de los profesionales dedicados a la gestión de personas hace que en que muchos casos este área no se considere como un aliado estratégico, y por tanto, su función termina siendo puramente operativa. Lo paradójico de la situación es que este área dispone de numerosas métricas e indicadores que están directamente relacionados con la cuenta de resultados de la empresa. La explicación no puede ser más sencilla: esto va de personas.

La función del área de People

La labor que se realiza desde los departamentos de gestión de personas es intentar facilitar los procesos internos para que las cosas discurran de la mejor manera posible. Pero no es tarea sencilla, entre otras cosas porque de entrada, poner a trabajar juntas a personas que poseen distintos perfiles profesionales conlleva una barrera en la comunicación a menudo insalvable. Pocas personas están dispuestas a desprenderse del lenguaje técnico y hacer accesible su conocimiento a quien procede de otras disciplinas.

No obstante, el alcance del trabajo que se realice desde el área de People variará de una empresa a otra dependiendo de su cultura y de su filosofía empresarial. En cualquier caso, lo que está claro es que es necesario un data mindset que ayude a visibilizar los logros alcanzados.

De manera muy resumida y al margen de los dos extremos arriba descritos, las principales líneas de actuación del área de People suelen estar encaminadas a:

• Crear políticas claras (formación, retribución, carrera profesional, etc.).
• Atraer y contratar al mejor talento disponible.
• Diseñar e implantar estrategias para fidelizar al talento interno.
• Desarrollar una cultura organizativa que aporte contexto: qué, por qué y cómo se hacen las cosas.
• Monitorizar el clima laboral y proveer de un entorno laboral saludable.
• Asesorar, mentorizar y acompañar a las personas de la organización ante situaciones concretas (liderazgo, productividad, comunicación, toma de decisiones, etc.).
• Identificar métricas relevantes, monitorizarlas, interpretar esa información y adoptar decisiones estratégicas (todo ello forma parte del data mindset).

Si te paras a analizar, muchas de las tareas arriba descritas forman parte del ciclo de vida del empleado, es decir, su experiencia con la empresa desde que contacta con la organización comenzando por la fase de recruiting hasta el mismo momento de su salida (offboarding). A estas alturas de la película, creo que pocos ponen en duda que propiciar una buena experiencia a las personas de la organización se traduce en mejores resultados de negocio. La idea que subyace es tan sencilla como contundente: un trabajador motivado y satisfecho con la compañía aportará más. Esto es lo que comunmente se conoce como compromiso y que tiene sus raices en el plano más emocional del individuo. Por tanto, ¿debemos volcar gran parte de nuestros esfuerzos en cuidar este aspecto? La respuesta parece obvia.

Ahora bien, aunque el área de personas tiene como objetivo engrasar la maquinaria interna, a menudo existen serias limitaciones. En primer lugar de recursos, ya que debes actuar en base a un presupuesto, pero también en cuanto al margen de actuación otorgado o al rumbo que desea seguir la compañía. Ten presente que cada empresa tiene su propia personalidad (cultura y valores) y tras la cultura declarada (marketing de empresa) existe otra cultura, la real. Si la brecha que separa la una y la otra es demasiado grande los problemas crecerán de manera inevitable.

Data mindset: la cultura del dato en el área de People

Ya he comentado antes que en el área de People manejamos mucha información pero saber gestionarla es cosa bien distinta. Por ese motivo es cada vez más importante tener un data mindset que sea la brújula para sortear la complejidad de nuestro trabajo. Pero aclaremos primero que significa este término tan cool. El data mindset es algo tan sencillo como decir que tenemos una curiosidad natural hacia los datos y poseemos las habilidades necesarias para poder explotarlos y tomar decisiones basadas en ellos. Dicho de otra manera, implica reconocer que los datos son una herramienta valiosa para comprender mejor el mundo que nos rodea y tomar decisiones más acertadas en diferentes ámbitos (los negocios, la política, la educación, la salud, etc.).

Podrás intuir que en nuestro mundo digitalizado el reto que tenemos por delante no consiste en recolectar datos de manera aislada sino sobre todo saber procesarlos, conectarlos, analizarlos, interpretarlos y comunicar nuestros insights. Implica una actitud de apertura al mundo y de curiosidad científica que está abierta a cuestionar sus supuestos y buscar respuestas basadas en la evidencia empírica.

Esto trae a colación otro tema del que también se ha hablado mucho en otros ámbitos profesionales: la diferencia entre la analítica y el reporting. Si en el caso del reporting lo que se hace es presentar información o una colección de datos, con la analítica lo que se pretende es extraer conocimiento a partir de esa información. Desafortunadamente, muchos profesionales del área de People se quedan solo en la parte de reporting, mientras que la aportación de valor para la empresa se encuentra justamente en la interpretación de esos datos. Pues lo dicho, todo el ciclo de vida del dato forma parte del data mindset.

Indicadores que podemos utilizar

El hombre es un animal que usa herramientas. Sin herramientas no es nada, con herramientas lo es todo.
THOMAS CARLYLE, ensayista e historiador británico

Una de las cosas que hace únicos a los seres humanos es la capacidad de crear y utilizar herramientas. Para los departamentos de People, ciertas herramientas nos ayudan a optimizar nuestro esfuerzo liberando un tiempo muy valioso para poder acometer otras tareas importantes.

Pero antes de que nos planteemos qué herramientas emplear, hay que empezar por identificar qué quiero o necesito medir, qué es relevante para mi empresa y qué no lo es. Vuelvo a insistir en el punto anterior, la importancia del data mindset.

Al igual que en otras áreas de la empresa, en People si no tomas decisiones basadas en datos y solo te dejas llevar por tu intuición probablemente estás ignorando muchas que suceden en tu organización y de las que no serás consciente hasta que no sea demasiado tarde.

Decía al comienzo del post que en el área de People tenemos la posibilidad de medir muchas variables, pero tener desperdigados esos datos entre multitud de tablas de excel no parece que sea la mejor solución. Entre otras cosas porque alimentar esas tablas con datos puede consumir mucho tiempo y porque además quedan rápidamente desactualizadas. Por tanto, una decisión inteligente es que utilices la mejor herramienta que tengas a tu alcance dentro de los límites que tu presupuesto te permita.

De manera resumida, algunos de los indicadores que podrías medir y que forman parte de lo se denomina People Analytics (también relacionado con el data mindset) son los siguientes:

• Tasa de rotación (employee turnover rate): mide el porcentaje de empleados que abandonan una organización en un período de tiempo determinado. Como es lógico, un alto índice de rotación puede indicar problemas de fidelización y satisfacción de los empleados, lo que afecta al rendimiento de la empresa. Pero como todo en la vida, el análisis de este indicador hay que ponerlo en contexto con factores otros factores: sector en el que se trabaja, estrategia adoptada por la empresa, etc. Pero además, esta métrica no impacta por igual en todas las áreas o en todos los perfiles. Debemos admitir que la pérdida de un empleado no impacta de la misma manera dependiendo de su perfil o posición. Hay personas críticas cuya salida puede afectar de manera más evidente que otras. Por este motivo es una información que debemos presentar de manera segmentada ya que el dato global a nivel de empresa podría adulterar la realidad.
• Tiempo hasta la contratación (time to hire): es el tiempo que tarda el equipo de People en contratar a un candidato desde que se publica la oferta de trabajo. Un plazo excesivamente largo puede indicar problemas con los procesos de contratación que terminan afectando a la capacidad operativa de una organización en su estrategia de atracción de talento. Si no somos ágiles en la fase de selección estaremos impactando negativamente en nuestra marca de empleador (employer branding), algunos candidatos terminarán descolgándose del proceso o bien otras empresas de la competencia podrían tomar la iniciativa y contratar al mejor talento antes que nosotros.
• Tiempo en cubrir una vacante (time to fill): puede confundirse con el anterior pero en este caso es el tiempo transcurrido desde la decisión de abrir un nuevo puesto hasta que se firma el contrato con el nuevo empleado y se incorpora a la organización.
• Compromiso de los empleados (employee engagement): mide el nivel de lealtad y satisfacción de los empleados con su trabajo, sus compañeros y la organización. Una de las métricas que se emplean para medirlo es el eNPS (Employee Net Promoter Score). Básicamente consiste en averiguar si el empleado recomendaría a un familiar, amigo o conocido trabajar en su empresa. Es obvio que altos niveles de compromiso de los empleados correlacionan con mayor productividad, satisfacción laboral y fidelización del talento.
• Desempeño (performance): mide el grado de ejecución del empleado en relación al rol que posee, sus objetivos operativos, la calidad de las relaciones que mantiene con otros miembros del equipo y de la organización, etc. Es indispensable tener en cuenta este desempeño a la hora plantear cambios en su plan de carrera profesional, aplicar saltos retributivos, acceder a ciertos programas de formación, etc. Hacer este tipo de evaluaciones de manera continuada en el tiempo ayuda a que el modelo de gestión del talento se base en la meritocracia y no en el politiqueo (tener una empresa llena de lamebotas nunca arroja buenos resultados).
• Tiempo hasta ser productivo (time to productivity): evalúa el tiempo que transcurre desde que un empleado se incorpora a la organización hasta que empieza a aportar valor a la compañía. El objetivo de toda empresa debería ser acortar este tiempo por varias razones, primero porque ayuda a dar confianza al empleado impactando en su motivación, y por otro lado, porque mejora la rentabilidad de la empresa.
• Coste por contratación (cost per hire): mide el coste total del proceso de contratación, incluyendo los anuncios de empleo, la imputación de horas dedicadas a cada proceso en base a los costes de la persona que se encarga de la selección, el coste derivado del periodo de formación necesario hasta que el profesional es realmente productivo, etc. Obviamente, reducir este coste por contratación puede mejorar la eficiencia de la empresa. En esta métrica es importante tener segmentada la información en base a los canales de contratación que utilices. Valora el volumen y calidad de los candidatos que entren a través de tus canales (LinkedIn, Indeed, Infojobs, programas internos de referidos, etc.).

Además de los anteriores, se pueden medir otros muchos aspectos como, por ejemplo, la tasa de absentismo, el tiempo medio de permanencia en la empresa, el grado de diversidad presente en la organización, etc. Normalmente, los entornos profesionales más diversos e inclusivos suelen mostrar un mayor grado de innovación, y por ende, mejores resultados empresariales.

Otra de las variables a evaluar es el impacto de tus planes de formación. Ofrecer a los empleados programas de upskilling (para mejorar el dominio de sus habilidades) y/o reskilling (adquirir nuevas competencias profesionales) es una estrategia con un doble componente positivo ya que mejora la motivación de los profesionales y repercute en su rendimiento. Ahora bien, si no medimos el ROI (return of invesment) podemos estar malgastando el dinero por no haber identificado adecuadamente las necesidades reales de formación o haber optado por un mal proveedor.

En la siguiente infografía (elaborada con Genially) encontrarás algunos de estos indicadores.

Conclusión

Como has podido comprobar, las personas y los resultados de negocio van de la mano. Por esa razón invertir en el bienestar de las personas de la organización sale rentable. Ahora bien, como no se trata de una cuestión de fe sino de estrategia empresarial, hay que saber demostrarlo con números y el área de People tiene mucho que aportar en ese sentido cuando existe conciencia de ese data mindset. Lamentablemente, cuando se habla de la gestión de personas en ciertos foros profesionales estamos habituados a mensajes simplones y vacíos de contenido que apelan únicamente a la cultura de Mr. Wonderful y del postureo profesional. No hay más que darse una vuelta por el muro de LinkedIn y comprobar el elevado número de come flores que pululan por la red.

Volviendo al concepto de data mindset, lo más importante en el área de People es saber formularnos las preguntas adecuadas para poder dar respuesta a las situaciones que se vayan dando en la organización. De nada sirve tener una fantástica colección de datos si estos están desestructurados o son escasamente relevantes para nuestra empresa. Pero dicho esto, la realidad es tan compleja y cambiante que aun considerando la importancia del dato (como elemento numérico y objetivable) hay otras cosas que debemos hacer necesariamente en nuestra labor diaria: observar, hablar con la gente y ayudarles a encontrar su camino en la organización. No hacerlo implica que quizá llegues demasiado tarde esperando a que tus métricas indiquen que algo sucede y eso no es bueno ni para la empresa ni para las empresas que la componen.